Sansan株式会社、クラウド契約業務サービス「Contract One」に新機能「スマート注文書管理」を搭載

Sansan株式会社は7月12日、クラウド契約業務サービス「Contract One」に新たな機能として「スマート注文書管理」の搭載を発表した。

これによりユーザーは、FAX・郵送・メールなど取引先ごとに異なる方法で受領した注文書を正確にデータ化し、Contract One上で一元管理することができるようになる。本機能の提供により、改正電子帳簿保存法への対応を容易にするとともに、注文書に関する業務の効率化やリスクの管理を後押しする。

クラウド契約業務サービス「Contract One」とは？
新機能「スマート注文書管理」

クラウド契約業務サービス「Contract One」とは？

Sansan株式会社が提供するクラウド契約業務サービス。印刷・製本、押印といった紙の契約書を締結する際に必要となるアナログな作業も含め、契約業務をオンラインで完結できる環境を構築。また、契約書を正確にデータ化し、混在する電子契約書と紙の契約書の一元管理を実現する。

新機能「スマート注文書管理」

あらゆる方法で受領した注文書を一元管理

スマート注文書管理を利用することで、あらゆる方法で受領した注文書をContract Oneで一元管理できるようになり、業務効率化を実現できる。

（1）FAXで受領した場合
注文書を受領する複合機に専用アダプタを取り付けることで、取引先が送信したFAXをクラウド上で受信し、PDF化して保存可能。ユーザーは、受信したFAXデータから注文書のデータをウェブブラウザ上で確認し、Contract Oneにアップロードできる。
従来のようにFAX用紙の回収のために複合機を往復したり、仕分けたりする手間をなくしつつ、紙を放置することによる紛失や漏えいのリスクを回避する。

（2）郵送・手渡しで受領した場合
原本をスマートフォンで撮影、もしくは複合機でスキャンし、データをContract Oneにアップロード。

（3）メール添付で受領した場合
メールで受け取ったデータをContract Oneにアップロード。

改正電子帳簿保存法で必要な項目を正確にデータ化

ユーザーがContract Oneにアップロードした注文書の情報を、当社が培ってきたAIと人力を組み合わせた独自のテクノロジーによって正確にデータ化。改正電子帳簿保存法で求められる取引先名や金額などの項目を対象にデータ化し、注文書のデータベースを構築する。
クラウド上で管理しているため検索性に優れ、原本が必要な時にも容易に見つけることができる。

発注管理の基幹システムとひも付けて統合管理が可能

Contract Oneでは保管している注文書データごとにユニークのURLを生成。発注管理の基幹システムにURLを入力することで、基幹システムの操作中でもすぐにContract One上の注文書原本を参照することができ、注文情報を統合して管理することができる。

＜リンク＞

https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000328.000049627.html

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DXニュース編集部

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